Om styrelse- och föreningsarbete

Styrelsen är föreningens verkställande organ. Den utses av medlemmarna på en föreningsstämma. En av ledamöterna utses till ordförande, antingen direkt av föreningsstämman eller senare när styrelsen själva bestämmer arbetsfördelningen, ”konstituerar sig”. Antalet styrelseledamöter regleras i stadgarna. Brukligt är att man är mellan tre och sju ledamöter.

Det kan vara svårt att dra klara gränser mellan vad styrelsen respektive föreningsstämman kan besluta om.

Enligt lagen om ekonomiska föreningar svarar styrelsen för föreningens organisation och förvaltning av föreningen. Det handlar mer konkret om löpande arbetsuppgifter som bokföring, redovisning, underhåll av fastigheten, upphandling av tjänster för olika typer av arbeten, bankkontakter, arbetsgivaransvar om anställda finns etc.

Övriga frågor som rör föreningen fattar föreningsstämman beslut om. Även i fråga om sådan åtgärd som formellt sett skulle kunna beslutas av en styrelse hänskjuts detta till föreningsstämman om det innebär stora kostnader för föreningen. Detsamma bör gälla när det finns anledning att tro att medlemmarna motsätter sig åtgärden. Det hör ihop med den aktsamhetsplikt som styrelsen har men kan vara svårt att bedöma för styrelsen.

Bostadsrättslagens 9 kap handlar om bestämmelser om föreningen. Här regleras de beslut som ska fattas på en föreningsstämma och också vilka majoritetskrav som ställs beroende på vilket ärende det handlar om.

Det finns åtskilliga beslut som en föreningsstämma ska besluta om enligt stadgar och lagar. Det är till exempel föreningsstämman som fattar beslut om sådant som rör väsentliga förändringar på föreningens hus och mark, som byggande av balkonger, stambyten med mera. Likaså när stadgarna ska ändras eller insatser ökas eller minskas. I vissa fall ska även hyresnämnden lämna sitt godkännande av stämmobeslutet.

Styrelsens funktioner

Ordföranden har huvudansvaret inom styrelsen och är föreningens officiella ansikte utåt. Personen ska noga följa föreningens verksamhet och se till att övriga ledamöter får tillräcklig information så att de kan sköta sina uppdrag på ett riktigt sätt.

Styrelsens ordförande är den ende av ledamöterna som har speciella arbetsuppgifter och ett speciellt ansvar. Denne ska ansvara för att kalla till styrelsemöten, leda styrelsens sammanträden, se till att det förs protokoll, kalla suppleanter om ledamöter har förhinder. Ordförande ska se till att stadgarna följs och att sammanträden hålls regelbundet och när det behövs. Ordföranden är också den som ytterst ska se till att alla styrelsebeslut blir verkställda. I övrigt har ordföranden samma ansvar som de andra styrelseledamöterna.

Kassören ska ansvara för utbetalningar och se till att fordringar krävs in, ha ansvar för bokföringen och se till att verifikationer finns för alla in- och utbetalningar, ansvara för föreningens deklaration, inkomstuppgifter och se till att skatter och avgifter betalas, göra årsbokslut, föra medlems/lägenhetsförteckning, kontrollera att föreningens egendom är ordentligt försäkrad, lämna budgetunderlag till styrelsen, delta i styrelsearbetet, informera övriga i styrelsen om ekonomin i föreningen. Många föreningar väljer att köpa tjänsten av ekonomisk förvaltning just för att arbetet är så specifikt.

Sekreteraren ska förbereda styrelsemötena och föreningens stämmor. Denne ska föra protokoll över styrelsemöten, tillsammans med ordföranden underteckna skrivelser och andra handlingar samt har även uppgiften att förvara kopior av dessa liksom att göra förslag till verksamhetsberättelse m.m.

Övriga ledamöter kan också tilldelas specifika arbetsuppgifter som t ex tekniskt ansvar för fastigheten och trivselansvar.

Tystnadsplikt

Under styrelsearbetet råder tystnadsplikt:

"Har man tystnadsplikt innebär att man inte får sprida information eller andra uppgifter vidare som man får ta del av i sin tjänst eller genom det uppdrag man har. Exempel på detta inom föreningslivet är de handlingar som ligger som underlag för styrelsens beslut vid sammanträden eller uppgifter som framkommer under styrelsens mötesdiskussioner. I dessa sammanhang kan det förekomma uppgifter som berör enskild person och som kan vara känsliga för denne. Vad som exakt avhandlats under ett styrelsesammanträde och vilka underlag som fanns för besluten, ska alltså ledamöter och suppleanter inte diskutera med andra personer.

Det är också viktigt att protokollet formuleras så att det så tydligt som möjligt framgår vad ärendet innehållit och vilket beslut som fattats, utan att uppgifterna kränker eller skadar en enskild person. Vidare ska, såvida inte styrelsen tagit ett annat beslut, styrelsens beslut inte diskuteras med eller meddelas till person utanför styrelsen, innan protokollet är justerat och protokollutdragen utsända till dem det berör. Tystnadsplikten omfattar även personer som är adjungerade till styrelsen, liksom revisorer och valberedning. Den fortsätter också att gälla även efter att man avträtt från sitt förtroendeuppdrag." Fastighetsägarna. (2012). Om tystnadsplikt. https://www.fastighetsagarna.se/globalassets/broschyrer-och-faktablad/faktablad-brf/faktablad-tystnadsplikt-brf.pdf?bustCache=1594881990603

Om föreningsstämman:

Föreningsstämman är det högsta beslutande organet i bostadsrättsföreningen. Stämman visar att en bostadsrättsförening ska präglas av demokrati och att alla medlemmar ska få vara med och besluta i frågor som rör föreningen. Att sköta den löpande förvaltningen av föreningen genom föreningsstämma skulle bli alltför ineffektivt och det är därför stämman väljer en styrelse som får i uppgift att sköta det löpande.

Den ordinarie föreningsstämman ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut, vilket betyder före sista juni varje år. Tidpunkten finns reglerad i era stadgar. Den vanligaste månaden för stämmor är maj, då hinner bokslut och revision bli klara samt att styrelsen hinner förbereda eventuella motioner från medlemmarna.

Extra föreningsstämma

Det kan bli aktuellt att hålla en extra föreningsstämma. Det finns tre grunder för när en sådan ska hållas:

1) när styrelsen anser att det behövs,

2) när revisorerna skriftligen med motivering begär det,

3) när minst 1/10 av föreningens alla medlemmar skriftligen med motivering begär det.

Det vanligaste är att det är styrelsen som anser att extrastämma behövs, t e x när ett ärende enligt stadgar eller lag kräver ett stämmobeslut eller att styrelsen i linje med aktsamhetsprincipen vill att alla medlemmar i föreningen ska fatta ett viktigt beslut.

Motioner

Det är bara till ordinarie föreningsstämma som motioner kan lämnas. Eftersom alla ärenden som ska tas upp på stämman måste vara med i kallelsen är det viktigt att styrelsen får in motioner från medlemmarna i god tid innan kallelsen ska gå ut. Det är ju alla medlemmarna tillsammans som äger föreningen och då är det också självklart att alla ska ges tid till att fundera över vad de tycker om de förslag som ska tas upp på stämman.

Styrelsen kan lämna svar på motionerna om de anser att det behövs. Styrelsen har ofta information och kunskap om sådant som motionerna handlar om. Styrelsen kan rekommendera medlemmarna att antingen bifalla, avslå eller anse motionen besvarad beroende på vilken information som styrelsen har. En styrelse med framförhållning sätter en "dead-line" för när motioner ska inkomma för att styrelsen ska hinna behandla motionerna så att både motioner och styrelsens svar kan skickas med kallelse.

Kommer det in motioner efter det datum som styrelsen har satt kan de inte följa med kallelsen och därför inte heller tas upp på stämman.

Kallelse till stämman

Det är styrelsens uppgift att kalla till stämman.

Ordinarie stämma ska kallas till tidigast fyra veckor och senast två veckor innan stämman ska hållas. Extra föreningsstämma ska kallas tidigast fyra men senast en vecka innan stämman ska hållas.

Om det är fråga om en extra föreningsstämma som kommit till stånd på grund av begäran från revisor eller från medlemmar måste kallelsen till den extra föreningsstämman skickas ut inom två veckor från den dag då begäran inkom. Kallelsen ska ske enligt bestämmelserna i stadgarna. Kallelsen ska innehålla tydlig information om de ärenden som ska tas upp på stämman. Även ärenden som enligt stadgarna är obligatoriska ska framgå av kallelsen.

Rösträtt

Huvudregeln är att varje medlem har en röst. Om flera medlemmar innehar en bostadsrätt tillsammans har de gemensamt bara en röst. Om en medlem har flera bostadsrätter har han fortfarande bara en röst. För den medlem som inte kan närvara vid stämman är det fortfarande möjligt att rösta genom fullmakt. Efter att stämman har öppnats ska en röstlängd upprättas, enklast är att använda medlemsförteckningen.

Beslut som måste tas på stämman

Styrelsen får inte besluta i alla frågor. Styrelsens uppgift är att sköta organisationen och den löpande förvaltningen av föreningen. Ärenden utanför styrelsens ansvar ska en föreningsstämma fatta beslut om.

Som exempel på beslut som måste tas upp på stämman kan nämnas: stadgeändring, beslut där styrelsen är jävig, väsentliga förändringar av föreningens hus eller mark.

VALBEREDNING OCH REVISORER

Valberedning

Föreningens valberedning har en mycket viktig uppgift! De är nämligen deras uppgift att se till att det finns kompetenta och valbara kandidater.

På stämman väljer man valberedningen, de har sedan som uppgift att under året arbeta fram förslag till nya kandidater som är lämpliga att sitta i styrelsen. Valberedningen väljs för ett år i taget och brukar bestå av två-tre personer, varav en är sammankallande. Inför en kommande föreningsstämma ger valberedningen sitt förslag till stämman vilka som föreslås väljas till styrelseledamöter, revisorer och eventuella andra funktionärer.

Valberedningen bör ha kontinuerlig dialog med både styrelse och medlemmar under hela året. Ju mer aktiv en valberedning är desto bättre förutsättningar finns för en väl fungerande styrelse. Det är inget som hindrar att valberedningen föreslår sina egna ledamöter till styrelseledamöter, suppleanter, revisorer eller andra förtroendeuppdrag i föreningen. Självklart kan medlemmarna på föreningsstämman komma med andra förslag än valberedningens.

Revisorer

Revisorn ska göra en opartisk och kritisk bedömning av styrelsens handlande. Därför ska revisorn inte delta i styrelsemöten. Han eller hon får inte heller stå i nära släktskapsförhållande till någon i styrelsen. En revisor behöver inte vara medlem i föreningen om inte stadgarna kräver det.